Huishoudelijk regelement

Artikel 15 Statuten STA
Vastgesteld ALV 19 maart 2022

1. Lidmaatschap

    1. Het lidmaatschap wordt verkregen door schriftelijke opgaaf bij het secretariaat, met behulp van het daarvoor bestemde inschrijfformulier.
    2. Het lidmaatschap vangt aan bij aanvang van het betreffende verenigingsjaar (1 mei-1 mei) en wordt ieder jaar stilzwijgend verlengd. Het lidmaatschap kan bij een latere aanmelding eveneens aanvangen na 1 mei.
    3. Het lidmaatschap eindigt door: 
      1. opzegging met een schriftelijke kennisgeving aan de secretaris, uiterlijk 2 maanden voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar, aldus uiterlijk voor 1 maart. Ingeval men deze opzegtermijn niet in acht neemt, wordt het lidmaatschap automatisch verlengd;
      2. overlijden; 
      3. royement.
    4. Het bestuur is gerechtigd om indien men dit nodig acht, een ledenstop in te voeren en deze ook weer op te heffen.

2. Contributieverplichting en heffing andere gelden

    1. De contributie wordt jaarlijks in de algemene leden vergadering, op voorstel van het bestuur, vastgesteld. 
    2. Contributie en eventuele andere gelden dienen te worden betaald binnen twee weken na verzending van de factuur en uiterlijk voor 1 juni van het betreffende verenigingsjaar. 
    3. Voor aspirant leden geldt dat indien niet tijdig aan de financiële verplichtingen is voldaan er een vervallenverklaring van de aanmelding volgt en er geen lidmaatschap tot stand komt.
    4. Indien het lidmaatschap een ingangsdatum na 1 mei kent wordt de verschuldigde contributie pro rato berekend voor het resterende verenigingsjaar.
    5. Leden die niet tijdig aan de financiële verplichtingen voldoen kunnen door het bestuur worden geschorst. Over deze schorsing wordt het lid schriftelijk mededeling gedaan. Door het bestuur wordt bepaald wanneer de schorsing wordt opgeheven. Als het lid na 2 maanden nog niet aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, verliest diegene het lidmaatschap, tenzij het bestuur anders beslist.
    6. Indien niet aan de geldelijke verplichting door een lid is voldaan, deelt dit lid niet in de rechten zoals bepaald in de Statuten of dit reglement.

3. Aanvullende verplichting leden

    1. Ieder gewoon lid & aspirant lid dient minstens eenmaal per jaar een taak uit te voeren binnen de vereniging. Het gaat hierbij om taken zoals het draaien van een bardienst, een wedstrijd leiden, ondersteunen bij onderhoud.
    2. Het bestuur stelt aan het begin van het verenigingsjaar een lijst samen met taken en bijbehorende data die door de (aspirant) leden kunnen worden uitgevoerd. Deze lijst wordt op de website ter beschikking gesteld waarop (aspirant) leden geacht worden in te tekenen.
    3. Indien een lid zelf geen keuze maakt wordt een taak door de secretaris aan het lid toebedeeld.
    4. De taak kan door een ander dan het (aspirant) lid worden ingevuld.
    5. Indien een taak, zoals genoemd in het eerste lid van dit artikel, tot 3 keer toe zonder geldige reden niet wordt vervuld, dan kan het bestuur besluiten tot een vervallenverklaring waarmee het lidmaatschap eindigt. Tegen deze vervallenverklaring staat beroep open bij de Algemene Ledenvergadering.
    6. Bestuursleden en commissieleden worden vrijgesteld van deze verplichting. 

4. Stemrecht

    1. Aspirant leden hebben geen stemrecht.
    2. Leden hebben ieder één stem.
    3. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.

5. Bestuursfuncties en taken

    1. De vereniging kent diverse bestuurstaken die door het zittende bestuur als addendum ‘Functies en Taken Surfclub Ter Aar’ aan dit Huishoudelijk reglement wordt gehecht.
    2. Bij de verdeling van de bestuurstaken wordt in elk geval rekening gehouden met de volgende taken/onderdelen welke nader zijn uitgewerkt in het addendum:
      1. Voorzitter;
      2. Secretaris;
      3. Penningmeester;
      4. Trainingen;
      5. Wedstrijden;
      6. Externe relaties;
      7. Materiaal;
      8. Gebouw.
    3. De voorzitter leidt de vergaderingen (bestuurs- en algemene ledenvergadering) en treedt bij officiële gelegenheden op als woordvoerder. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze plaats vervuld door de vice-voorzitter. Bij afwezigheid van beiden, neemt een ander bestuurslid de taak over.
    4. De secretaris voert de correspondentie en maakt de notulen van de vergaderingen en stelt het jaarverslag op.
    5. De penningmeester beheert de gelden en legt voor de financiële situatie enkele malen per jaar verantwoording af aan het bestuur. 
    6. Naast de penningmeester heeft in elk geval de voorzitter persoonlijk toegang tot de (bank)rekeningen van de vereniging.
    7. De penningmeester zorgt dat van elk afgelopen boekjaar een jaarrekening wordt opgesteld en maakt in overleg met de andere bestuursleden een begroting op voor het komende verenigingsjaar.

6. Kandidaatstelling en aftreden bestuursleden

    1. Elk meerderjarig lid van de vereniging kan bij de voorzitter dan wel secretaris op ieder moment zijn/haar interesse in een bestuursfunctie kenbaar maken. 
    2. Ieder jaar bij het aftreden van ⅓ deel van het aantal bestuursleden (ingevolge artikel 7 vijfde lid van de Statuten) kunnen de leden die hun interesse in een bestuursfunctie hebben aangegeven tijdens de jaarvergadering van de Algemene Ledenvergadering worden benoemd met een absolute meerderheid van het aantal stemgerechtigde aanwezigen. 
    3. Indien een bestuurslid tussentijds wil aftreden is hij/zij verplicht van dit voornemen tenminste 4 weken van te voren aan de voorzitter of secretaris kennis te geven.

7. Belet en ontstentenis

Bij ontstentenis of belet van een of meer leden van het bestuur nemen de overblijvende leden, of neemt het overblijvende lid, de volledige taken van het bestuur waar. Bij ontstentenis wordt zo spoedig mogelijk voorzien in het vervullen van de vacature waarna het besluit tot benoeming in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering wordt genomen, indien de benoeming akkoord wordt bevonden.

8. Bestuursvergaderingen

    1. Bestuursvergaderingen worden minstens 7 dagen van te voren uitgeschreven.
    2. De door het bestuur genomen besluiten op de bestuursvergaderingen zijn slechts rechtsgeldig indien meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. 

9. Tegenstrijdige belangen regeling

    1. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij voorzitter en de overige bestuursleden. 
    2. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten — tot in de tweede graad. 
    3. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Het bestuur besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of sprake is van een tegenstrijdig belang. Hetgeen schriftelijk wordt vastgelegd in de notulen, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan. 
    4. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
    5. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering . 
    6. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang wordt in ieder geval aangemerkt:
      1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
      2. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.

10. Kascommissie

    1. De kascommissie (ex. artikel 11 lid 1 onder e Statuten) wordt gevormd door twee gewone leden. 
    2. De kascommissie beoordeelt en controleert één keer per jaar de financiële bescheiden en brengt hierover verslag uit tijdens de jaarvergadering van de Algemene Ledenvergadering.
    3. Indien geen kascommissie is benoemd of bij de wens van het bestuur daarvoor, worden de financiële bescheiden aan het einde van het boekjaar door een beëdigd boekhouder gecontroleerd. Het verslag van deze controle wordt tijdens de jaarvergadering van de Algemene Ledenvergadering door het bestuur overgelegd.
    4. Bestuursleden kunnen geen deel uitmaken van de kascommissie.

11. Overige regelingen of beleid

De vereniging kent in elk geval, maar niet limitatief, de volgende regelingen, welke zijn gehecht als addenda aan dit reglement:

12. Wijzigingen Huishoudelijk reglement

Het Huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene ledenvergadering, waartoe wordt opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen. 

13. Slotbepalingen

    1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement en de in dit reglement genoemde addenda.
    2. Na (gewijzigde) vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. 
    3. Dit Huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na schriftelijke mededeling, op welke wijze dan ook, aan de leden waarin de tekst van het reglement is opgenomen.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de vereniging de dato 19 maart 2022

Het bestuur